Tiedon auditointi

Tiedon auditointi on menetelmä, jolla kuvataan, mitä tietoa organisaatiolla on, kenellä sitä on ja miten se kulkee organisaatiossa. Tiedon auditoinnin käsite kuuluu tietojohtamisen tieteenalaan ja on yksi organisaatioiden tiedonhallinnan väline. Sitä käytetään usein alkutilakartoituksena organisaatioiden tiedolla johtamisen käynnistämiseen tai kehittämiseen.

Pääulottuvuudet

Tiedon auditoinnin pääulottuvuudet ovat organisaation tiedon auditointi (knowledge audit) ja tietohallinnon auditointi (knowledge management audit). Tiedon auditointi viittaa organisaation olemassa olevien ja puuttuvien tietoresurssien tunnistamisen ja nimeämisen prosessiin. Tietohallinnon auditoinnilla viitataan organisaation tiedon luomisen, hankinnan, käytön, säilyttämisen, levittämisen, siirtämisen, jakamisen ja uudelleenkäyttämisen prosesseihin eli siihen, miten tietoa organisaatiossa yleensä hallitaan.

Tiedon auditoinnilla pyritään tuomaan näkyväksi tiedolliset voimavarat ja tarpeet, joita organisaatio käyttää omaan arvonmuodostukseensa. Auditointiprosessin avulla kuvataan, mitä tietoa organisaatiolla on (ja vastavuoroisesti, mitä tietoa organisaatiossa tarvittaisiin), kuka tietää (ja kenen pitäisi tietää), missä tieto sijaitsee (ja missä tiedon olisi tarpeen sijaita) sekä tiedon kulku organisaatiossa. Tiedon auditointi voi paljastaa muutostarpeita esimerkiksi organisaation työyhteisöllisissä ja työntekijöiden henkilökohtaisissa käytännöissä, liiketoimintamalleissa tai käytettävissä teknologioissa.

Biloslavon ja Trnavcevicin mukaan tietohallinnon auditointi on tietohallinnon kompetenssin työväline. Sillä tunnistetaan organisaatioiden vahvuudet ja heikkoudet, ja se edistää parhaiden käytäntöjen muotoutumista eri aloilla. Liebowitzin ym. mukaan tietohallinnon auditointi on yksi tietohallinnon avainasioita. Auditoinnin avulla tarkastellaan ja analysoidaan tietohallintoa systemaattisesti organisaation sisällä ja asiakastarpeita organisaation ulkopuolella.

Toteuttaminen ja menetelmiä

Tiedon auditointi

Organisaation tiedon auditoiminen tietopääoman näkökulmasta voidaan toteuttaa monin eri mallein. Prosessia räätälöidään kohteen ja tavoitteenasettelun mukaan. Siihen liittyy yleensä avainhenkilöiden haastatteluja, kyselyjä, ryhmätyöskentelyä, tietosisällön inventointia sekä saatavuuden ja säilyttämisen määrittelyä, tiedon käyttötarpeiden ja relevanssin analyysia ja tiedon kulun kartoittamista henkilöiden ja prosessien välillä. Auditoimisen lopputuotteena syntyy analysoitu tietokartta, organisaation tilanteesta.

Tiedon auditoinnista syntyy kohteena olevalle organisaatiolle monenlaisia hyötyjä, joita ovat muun muassa käsitykset siitä

• mitä tietoa organisaatiossa on tunnistettu olevan, miten se liikkuu ja miten sitä hyödynnetään,
• mitä tietoa tarvitaan tukemaan organisaatiolle, tiimeille ja yksilöille asetettuja tavoitteita,
• missä tieto sijaitsee mukaan lukien mahdolliset tietokuilut ja monisijainnit ja
• onko tietopotentiaalia, jota ei nykyisellään hyödynnetä.

Lisäksi auditointiprosessi

• tekee näkyväksi tiedonkulun ja viestinnän virtaamisen verkostoissa,
• tuo esiin olemassa olevia hyviä käytäntöjä ja toimivuuden esteitä sekä
• paljastaa tiedon merkityksen organisaation toiminnalle tuomalla sen näkyväksi ja samalla mitattavaksi hyödyksi.

Tiedon auditointi tähtää organisaation tiedollisen itseymmärryksen lisäämiseen. Se toimii usein ensiaskeleena organisaation tiedonhallinnan ja tietojohtamisen käynnistämiseen. Hyvin onnistunut tiedon auditointi voi itsessään toimia tiekarttana ja tarjota ohjeistusta toiminnan kehittämiseen ja tehostamiseen.

Tietohallinnon auditointi

Eri tutkijat ovat ehdottaneet useita tietohallinnon auditoinnin metodologioita ja prosesseja, esim. Perez-Solteron ym. mukaan näihin kuuluu organisaation ja keskeisten prosessien analysointi, auditoinnin prosessien valinta, tapaamisten järjestäminen, datan analysointi ja auditoinnin viimeistely. Cheungin ym. mukaan prosessiin kuuluu orientaatio ja taustatutkimus, tiedon auditointi, tietohallinnon strategian suunnittelu ja jatkuvat tiedon uudelleenauditoinnit.

Kootusti auditointi koostuu neljästä prosessiin perustuvasta vaiheesta: valmistelu, analyysi, toimeenpano sekä yhteenveto. Valmisteluvaihe sisältää tietohallinnon tavoitteen selventämisen, auditointisuunnittelun esittämisen ja auditointitiimin organisoimisen. Analyysivaihe pääosin jäsentää tietohallinnon auditoinnin tosiasiallista sisältöä, kuten tietohallinnon ympäristön, tietopääoman, tietohallinnon kompetenssin ja tietohallinnon suorituskyvyn tarkastelua. Toimeenpanovaihe sisältää tiedontarpeiden analyysin, tietoresurssien inventoinnin, tietokartoituksen ja niin edelleen. Yhteenvedossa arvioidaan auditoinnin tulos, raportti ja tiedon uudelleenauditoinnin toteutus.

Tiedon auditoimisen haaste

Tietoyhteiskunnassa tieto on entistä merkittävämpi lisäarvon ja kilpailuedun tuottaja. Organisaatioissa sijaitseva tieto on luonteeltaan usein näkymätöntä ja vaikeasti henkilöitävissä ja määrämitallistettavissa, mikä tekee siitä hankalasti auditoitavaa. Organisaatioiden tiedon käsitteellistämiseen liittyvät läheisesti aineettoman pääoman, inhimillisen pääoman ja hiljaisen tiedon käsitteet.^lähde?

Katso myös

• Tietojohtaminen
• Laatujohtaminen
• Auditointi

Lähteet

• Stevens, L. 2000. Knowing what your company knows. Knowledge Management Magazine, 21 November 2000, 38–42.
• Wang, J. & Xiao, J. (2009). Knowledge management audit framework and methodology based on processes. Journal of Technology Management in China, Vol. 4 Issue: 3, pp.239–249.
• Biloslavo, R. and Trnavcevic, A. (2007). Knowledge management audit in a higher educational system: a case study. Knowledge and Process Management, Vol. 14 No. 4, pp. 275–86.
• Liebowitz, J., Rubenstein-Montano, B., McCaw, D., Buchwalter, J. and Browning, C. (2000). The knowledge audit. Knowledge and Process Management, Vol. 7 No. 1, pp. 3–10.
• Perez-Soltero, A., Barcelo-Varenzuela, M., Sanchez-Schmitz, G., Martin-Rubio, F. and Palma-Mendez, J.T. (2006). Knowledge audit methodology with emphasis  on core processes. Proceedings: Engaging International Information Systems and Management, Perspectives – No Barriers No Divides, EMCIS’06, Costa Blanca, Alicante, Spain.
• Cheung, C.F., Li, M.L., Shek, W.Y., Lee, W.B. and Tsang, T.S. (2007). A systematic approach for knowledge auditing: a case study in transportation sector. Journal  of Knowledge Management, Vol. 11 No. 4, pp. 140–58.
• Burnett, S., Illingworth, L., & Webster, L. (2004). Knowledge auditing and mapping: a pragmatic approach. Knowledge and Process Management, 11(1), 25–37.