Extreme Project Management

Extreme project management (XPM) on projektinhallinnan menetelmä, jota sovelletaan hyvin monimutkaisten ja epävarmojen projektien yhteydessä. Se etenee ketterille projektinhallintamenetelmille ominaisesti inkrementaalisesti perinteisestä vesiputousmallista poiketen. Menetelmä sisältää ratkaisuja mm. aikataulun hallintaan, tehtävien jakamiseen sekä työn etenemisen seurantaan.

Extreme project management eroaa perinteisestä projektinhallinnasta pääasiassa sen avoimen, joustavan ja ennalta määrittämättömän lähestymistavan osalta. Menetelmässä keskitytään ennen kaikkea henkilöiden ohjaamiseen aikataulutuksen tai tiukan formalismin sijaan.

Extreme project management perustuu Extreme programming ohjelmistonkehitysmenetelmään, joka on syntynyt perinteisten menetelmien sopimattomuudesta jonkin tyyppisten projektien yhteydessä.

Menetelmät

XPM:n sisältämät menetelmät jakautuvat projektin suunnitteluun ja hallintaan. Suunnitteluun sisältyy julkaisusuunnitelma (Release plan), viikkosuunnitelmat (Weekly plan) ja käyttötapaukset (Stories) muut menetelmät ovat päivittäin käytettäviä projektin laadun varmistamiseen tähtääviä tehtäviä.

XPM on pyritty pitämään menetelmiltään mahdollisimman yksinkertaisena XP:n mallin mukaisesti. Tämän vuoksi projektinhallinta ei vaadi monimutkaisia työvälineitä vaan apuvälineiksi riittävät tavalliset toimistosovellukset kuten tekstinkäsittely ja taulukkolaskenta.

XPM projektin suunnittelutehtävät etenevät seuraavasti:

• Laadi julkaisusuunnitelma.
• Laadi viikoittain julkaisusuunnitelmaan perustuva viikkosuunnitelma.
• Jaa viikkosuunnitelma päivittäisiksi tehtäviksi.

Julkaisusuunnitelma

Julkaisusuunnitelma kuvailee kyseisessä projektin vaiheessa toteutettavan työn. Jokaiselle projektin vaiheelle laaditaan oma erillinen julkaisusuunnitelmansa.

Julkaisusuunnitelman laatiminen sisältää seuraavat toimenpiteet:

• Etsi kaikki työn toteuttamisessa vaaditut tehtävät.
• Kirjoita jokaiselle tehtävälle arkistokortti (Index card), joka sisältää tehtävän lyhyen kuvauksen.
• Arvioi tehtävän toteuttamisen vaatima aika ja lisää se korttiin.

Valmis julkaisusuunnitelma koostuu nipusta arkistokortteja, jotka määrittelevät mitä tehdään ottamatta kantaa varsinaiseen toteutuksessa käytettävään tekniikkaan. Korttien sisältämät tehtävät tulee määritellä siten, että yksittäisen tehtävän toteuttamiseen ei kuluisi yli kolmea päivää. Tämä määrittely toteutetaan käyttäen ideaalisia tunteja (keskeytymätöntä työaikaa). Jos tehtävälle määritelty aika ylittää tämän aikarajan on tehtävä jaettava pienemmiksi osatehtäviksi.

Julkaisusuunnitelma on kehitysmenetelmän luonteen mukaisesti ”elävä” dokumentti, jota korjataan projektin edetessä tarpeen mukaan.

Viikkotapaaminen

Viikkotapaamisen tehtävänä on kyseisellä viikolla toteutettavien tehtävien jakaminen. Kaikki ryhmän jäsenet osallistuvat. On tärkeää, että tapaamiset pidetään tasaisin väliajoin aina samana päivänä, samaan aikaan ja samassa paikassa.

Projektipäällikön tulee ennen tapaamista valita viikon aikana suoritettavat tehtävät. Kaikki viikolle valitut tehtäväkortit käydään tapaamisessa yhdessä läpi. Tämän jälkeen tehtävät tulee jakaa edelleen osatehtäviksi, joiden arvioitu suoritusaika ei saa ylittää kahdeksaa tuntia. Ryhmän jäsenet valitsevat tehtävät ja merkitsevät kyseiset kortit nimellään. Kun tehtävä on suoritettu, korjataan suoritusaika ja siirretään kortti julkaisusuunnitelman suoritettujen tehtävien pinoon.

Valittavien tehtävien määrä määräytyy aikaisempina viikkoina toteutuneiden työmäärien perusteella. Tämä työn etenemisvauhti on tärkeä työväline projektin etenemistä arvioitaessa. Perusajatus on, että viikon aikana suoritetun työmäärän tulee pysyä vakiona. Jos viikon aikana toteutuneissa ideaalisten tuntien määrässä esiintyy suuria eroja, tulee selvittää, onko ongelma aika-arviossa vai jossakin muussa osa-alueessa.

Stand-Up tapaamiset

Stand-up tapaamisia tulee pitää usein, jotta ryhmä pysyy tietoisena työn etenemisen kokonaistilanteesta. Jokainen päivä tulee aloittaa tapaamisella, jossa jokainen ryhmän jäsen kertoo tehtäviensä tilan ja tuo julki mahdolliset ongelmat. Tapaamisia voidaan pitää lisäksi aina tarpeen vaatiessa.

Käyttötapaukset

Käyttötapaukset tarjoavat tavan määritellä asiakkaan tarvitsema toiminnallisuus. Koska kyseessä on ketterä kehitysmenetelmä, ei ole tarkoituksenmukaista käyttää raskaita vaatimusmäärittelyn työvälineitä vaan pyrkiä yksinkertaisuuteen.

Testaaminen

XPM:ssä testaaminen eroaa perinteisistä testauskäytännöistä. Jokainen erillinen tehtävä testataan ja pyritään automatisoimaan siten, että testaaminen on myöhemmin toistettavissa, jos toteutukseen tulee muutoksia. Testaamisessa tulee tarkistaa sekä virheettömyys että toteutuksen oikeellisuus eli määritysten toteutuminen.

Kirjallisuus

eXtreme Project Management