Sähköinen taloushallinto

Sähköinen taloushallinto muuttaa taloushallinnolle tyypilliset tehtävät kuten kirjanpidon, laskutuksen, ostolaskujen käsittelyn, tilausten lähetykset, palkanlaskennan viranomaisilmoituksineen, veroilmoitusten teon ja tilinpäätöksen laadinnan automatisoiduksi ja sähköiseksi. Sähköisen taloushallinnon toimintaperiaatteena on, että kerran järjestelmään syötetyt tiedot ovat yrityksen muiden toimintojen käytettävissä ja päivittyvät kirjanpitoon, josta tilinpäätös voidaan automatisoidusti laatia. Näin yritykset voivat tehostaa toimintaansa ja laskea kustannuksiaan. Kustannukset pienenevät, kun esimerkiksi paperin käyttö, päällekkäinen työ ja virheet vähenevät. Lisäksi yritystä voidaan johtaa ajantasaiseen tietoon perustuen.

Laskujen käsittely

Verkkolaskulla on keskeinen rooli sähköisessä taloushallinnossa. Finanssialan Keskusliiton tekemän tutkimuksen mukaan suurin ero sähköisen ja tavallisen laskutuksen välillä löytyy laskuun käytettävän työn määrästä; jos yritys lähettää 500 laskua, voi se sähköiseen laskutukseen siirtyessään säästää aikaa jopa 32 tuntia laskujen käsittelyyn käytettävässä ajassa. Ajansäästö syntyy manuaalisen työn vähentymisestä.

Sähköisen taloushallinnon ollessa käytössä laskun tekijän ei tarvitse syöttää tietoja erikseen laskupohjaan, vaan myyntitilaus voidaan muuttaa suoraan laskuksi. Lisäksi laskun tulostamiselta ja postittamiselta vältytään ja lasku välittyy vastaanottajalle sähköisesti. Lähetettävän laskun jälkitarkastus, kirjautuminen kirjanpitoon ja laskun arkistointi automatisoituvat eli laskujen kierrätys ja hyväksyminen helpottuvat ja nopeutuvat. Laskun lähettäjän eduksi voidaan laskea myös se, että sähköinen lasku on paperista nopeammin perillä.

Sähköisen laskun vastaanottaja voi noutaa laskun suoraan ohjelmasta, jolloin laskun tiedot voidaan tarkastaa, hyväksyä ja lähettää pankkiin eräpäiväkäsittelyyn. Tämän jälkeen maksutiedot päivittyvät automaattisesti kirjanpitoon ja lasku arkistoidaan sähköisesti. Lisäksi sähköisen laskutuksen hiilijalanjälki on pienempi kuin paperisen laskun. Yrityksestä lähtevän laskun hiilidioksidipäästöt ovat alle puolet paperisen laskun päästöistä ja vastaanotetun verkkolaskun päästöt ovat alle neljäsosan paperilaskun hiilijalanjäljestä.

Muut hyödyt

Palkanlaskennan toteuttaminen sähköisen taloushallinnon järjestelmässä auttaa vähentämään moninkertaista ja manuaalista käsittelytyötä. Työntekijöiden palkkalaskelmat voidaan luoda ja maksattaa työntekijöiden järjestelmään tekemiin kirjauksiin tai valmiiksi asennettuihin palkkamalleihin perustuen. Työntekijät voivat myös tehdä omat matka- ja kululaskunsa suoraan järjestelmään, josta laskun tarkastaja voi sen hyväksyä.

Lisäksi sähköisen taloushallinnon kautta voidaan hoitaa esimerkiksi alv- ja TyEL-ilmoituksia sekä palkkojen vuosi-ilmoituksia ja veroilmoituksia.