Provenienssiperiaate

Provenienssiperiaatteella tarkoitetaan arkistotieteessä periaatetta, joka liittyy dokumenttien järjestämiseen arkistossa.

Provenienssiperiaatteen keskeinen ajatus on säilyttää organisaation säännöllisen toiminnan tuottamat asiakirjat omana kokonaisuutenaan, jota ei sekoiteta muihin kokonaisuuksiin. Provenienssiperiaate varmistaa omalta osaltaan asiakirjojen todistusvoimaisuutta ja asettaa asiakirjojen tiedot laajempiin yhteyksiin.

Ulkoinen ja sisäinen provenienssiperiaate

Provenienssiperiaatteessa on kaksi osaa, ulkoinen ja sisäinen. Ulkoinen provenienssiperiaate tarkoittaa sitä, että eri arkistonmuodostajien arkistokokonaisuuksia ei saa sekoittaa keskenään. Sisäinen provenienssiperiaate eli alkuperäisen järjestyksen periaate lähtee siitä, että arkistonmuodostajan asiakirjoilleen antamaa järjestystä ei saa jälkikäteen muuttaa. Periaatteen ulkoista osaa on runsaan sadan vuoden ajan noudatettu järkkymättä kaikkialla, sisäisen periaatteen soveltamisessa on ollut enemmän joustoa monista tekijöistä johtuen. Kun nykyisin Pohjoismaissa puhutaan provenienssiperiaatteesta, tarkoitetaan yleensä periaatteen sekä ulkoista että sisäistä aspektia. Monissa muissa maissa provenienssiperiaatteella tarkoitetaan periaatteen ulkoista puolta.

Provenienssiperiaatteen perustelut

• Asiakirjojen todistusarvo säilyy, kun asiakirja on arkistossa edelleen sillä paikalla, johon se on tehtävänsä mukaisesti sijoitettu. Tästä asiakirja saa todistusvoimansa, jota ei ole arkistoyhteydestään irrotetulla asiakirjalla.
• Kun säilytetään alkuperäiset arkistolliset suhteet, mahdollistetaan aineistoon liittyvät erilaiset kysymyksenasettelut ja lähestymistavat. Aineisto ei siten palvele vain jotain tiettyä tutkimussuuntaa.
• Arkistonmuodostajan toiminnasta saa kokonaisvaltaisen kuvan alkuperäisen järjestyksen kautta.
• Alkuperäisen järjestyksen säilyttäminen on tärkeää myös arvonmäärityksen kannalta.
• Puuttuvien asiakirjojen huomaamista helpottaa, jos asiakirjat ovat alkuperäisessä järjestyksessä.
• Arkisto on heti käytettävissä.

Historia

Provenienssiperiaatteen hahmottuminen alkoi samanaikaisesti eri puolilla Eurooppaa 1700-luvulla. Provenienssiperiaatteen syntyhetkeksi katsotaan se hetki, kun periaate vahvistettiin departementtiarkistojen järjestämisen perussäännöksi nimellä ”respect des fonds” Ranskassa 1841. Termi "respect des fonds" tulee Ranskan sisäasiainministeriön antamista ohjeista, joissa puhuttiin arkistojen kunnioittamisesta. Yleisesti periaate hyväksyttiin Euroopassa ainoaksi oikeaksi pohjaksi asiakirjojen järjestämiselle 1800-luvun lopulla.

Periaatteen kehittäminen jatkui ja siihen lisättiin myös asiakirjojen alkuperäisen järjestyksen kunnioittamisen periaate sisäisenä aspektina. Termi "provenienssiperiaate" tulee saksan kielestä, jossa periaatteesta käytetään termiä provenienzprinzip.

Provenienssiperiaatteella on ollut suuri merkitys modernin arkistotieteen kehittymiselle. Vuonna 1898 ilmestyneessä ”Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archiven” provenienssiperiaate sai teoreettisen perustelun. Teos on kolmen hollantilaisen arkistoijan S. Mullerin, J. A. Feithin ja R. Fruinin kirjoittama arkistotieteen käsikirja, joka on yksi arkistotieteen pääteoksista.

Provenienssiperiaate Ruotsissa ja Suomessa

Ruotsissa provenienssiperiaate sai virallisen hyväksynnän jo vuonna 1903 valtionarkistonhoitaja Emil Hildebrandin laatimassa artikkelissa. Samana vuonna annetut Valtionarkiston ohjeet arkistojen järjestämisestä perustuivat provenienssiperiaatteeseen. Tätä ennen Ruotsin valtionarkistossa oli koko 1800-luvun laajassa mitassa hajotettu arkistokokonaisuuksia ja muodostettu niistä aiheenmukaisia kokonaisuuksia.

Suomessa provenienssiperiaate sai normatiivisen ilmauksensa vasta Valtionarkiston 1940-luvulla antamissa arkistonhoito-ohjeissa. Ne olivat kuitenkin pitkän kehityksen tulosta. Eljas Orrmanin tutkimusten mukaan provenienssiperiaatteen soveltaminen alkoi Valtionarkistossa asteittain 1900-luvun ensimmäisen vuosikymmenen jälkipuoliskolla. Se tuli vallitsevaksi järjestämisperiaatteeksi noin vuoteen 1920 mennessä, jolloin viimeistään myös termit ”provenienssi” ja ”provenienssiperiaate” olivat tuttuja arkistolaitoksessa. Provenienssiperiaatteeseen liittyvää alkuperäisen järjestyksen periaatetta ei sen sijaan noudatettu yhtä tiukasti.

Nykytilanne

Käsitteet ovat muuttuneet siten, että provenienssin asemesta puhutaan usein kontekstista ja kontekstuaalisuudesta. Provenienssiperiaatteen painotus on muuttunut fyysisestä asiakirjasta kohti asiakirjoja tuottavia toiminnallisia yhteyksiä ja asiakirjajärjestelmiä.

Erityisesti Pohjoismaisessa mutta myös muualla on pohdittu primaarisen ja sekundaarisen provenienssin suhdetta. Primaarinen provenienssi viittaa synty-yhteyteen ja järjestykseen, joka asiakirjoilla on alun perin ollut. Sekundaarisesta provenienssista on kysymys silloin, kun aineisto on esimerkiksi toimintatapojen muuttuessa järjestetty kokonaan tai osittain uudelleen, tai kun aineisto on siirtynyt kokonaan toiselle arkistonmuodostajalle. Yleisperiaatteena on, että sekundaarinen provenienssi säilytetään, koska se on yhtä ”oikea” kuin alkuperäinen järjestyskin. Arkiston aikaisemmat provenienssit kuvaillaan arkiston käyttöä tukevissa hakemistoissa. Tämä kuvailu on tärkeää, koska asiakirjojen ja tietojen ymmärtäminen voi suuressa määrin riippua siitä, että tiedetään, missä toiminnallisissa yhteyksissä niitä on alun perin käytetty.

Tietotekniikan kehitys on muodostunut erityiseksi koetinkiveksi provenienssiperiaatteen kestävyydelle. Jo 1980-luvun alussa esitettiin näkemyksiä, joiden mukaan atk-rekisterien hajautettu päivitys ja hyödyntäminen hallinnossa johtavat siihen, että arkistonmuodostajan käsite menettää merkityksensä. Samoin tietojen vapaa yhdistelymahdollisuus atk-järjestelmissä aiheuttaa em. näkemyksen mukaan sen, että vaatimus alkuperäisen järjestyksen säilyttämisestä ei ole mielekäs.

Tietojärjestelmässä olevan tiedon alkuperä ja liittyminen funktioihin ja toimijoihin ei ole samalla tavoin ilmeistä kuin perinteisiin asiakirjoihin perustuvassa toimintaympäristössä. Tietojen alkuperäisyys, keskinäiset yhteydet ja säilyminen muuttumattomina tai muutosten dokumentointi, on sähköisissä tietojärjestelmissä huomattava ongelma, joka liittyy asiakirjojen ja tietojen todistusvoimaan. Kysymys ei olekaan mistään muusta kuin provenienssiperiaatteesta ja sen soveltamisesta.

Sähköisen aineiston provenienssia koskevan tiedon säilyttämiseksi on kehitetty erilaisia ratkaisuja. Eräs niistä on metadata eli metatieto, jonka avulla sähköinen asiakirja sidotaan kontekstiinsa. Oleellista on saada talteen asiakirjojen ja tietojen syntyyn, tarkoitukseen ja käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot. Se mikä on tarpeellista metatietoa ei kuitenkaan ole itsestäänselvyys vaan edellyttää suunnittelua. Sähköisten aineistojen kontekstuaalisuutta ja metatietoja koskevat pohdinnat ja ratkaisut osoittavat, että tietotekniikan kehitys on pikemminkin korostanut provenienssiperiaatteen merkitystä kuin vähentänyt sitä.

Lähteet

• Valtonen Marjo Rita ja Henttonen Pekka: Asiakirjatiedon hallinta. (s. 211–243). Teoksesta Ote informaatiosta, toim. Sami Serola. Helsinki, BTJ Kustantamo 2010. ISBN 978-951-692-773-5
• Jari Lybeck et al: Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja.https://arkisto.fi/uploads/Julkaisut/oppaat/asiakirjahallinnon_oppikirja.pdf (verkkojulkaisu)
• Theodore R. Schellenberg: Principles of arrangement. Staff information paper number 18. Vuonna 1999 muokattu verkkoversio vuoden 1951 julkaisusta.http://www.archives.gov/research/alic/reference/archives-resources/principles-of-arrangement.html
• Understanding metadata. National Information Standards Organization. NISO Press. 2004. ISBN: 978-1-880124-62-8 http://www.niso.org/publications/press/UnderstandingMetadata.pdf