Laskentatoimen tietojärjestelmä

Laskentatoimen tietojärjestelmä (engl. Accounting Information System AIS) on yrityksissä ja muissa talousyksiköissä käytettävä taloudenohjauksen tietojärjestelmä, joka kokoaa, tallentaa ja varastoi talousyksikön toimintaa kuvaavia arvo- ja määrälukuja ja tuottaa tietojen perusteella laskelmia ja analyyseja, joiden tarkoituksena on auttaa talousyksikön johtoa, rahoittajia ja muita sidosryhmiä sen toimintaa koskevissa päätöksissä.

Laskentatoimen tietojärjestelmät ovat kehittyneet automaattisen tietojenkäsittelyn kehityksen myötä manuaalisesti hoidetusta kirjanpidosta atk:lla toimiviksi integroiduiksi tietojärjestelmiksi, jotka kirjanpidon lisäksi sisältävät tavallisesti tulosyksikkö- ja sisäisen laskennan, kustannuslaskennan ja hinnoittelun sekä taloussuunnittelun, investointisuunnittelun ja kassanhallinnan osajärjestelmät. Tietojärjestelmät myös keräävät tietoa yrityksen muista tietojärjestelmistä, kuten tuotannon, markkinoinnin, materiaalitoimen ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä.

Laskentatoimen tietojärjestelmä on osa johdon tietojärjestelmää (Management Information System MIS). Organisaation operatiivinen johto tarvitsee monenlaista tietoa päätöksentekoa varten suunnitellessaan ja ohjatessaan toimintaa. Laskentatoimen tietojärjestelmä tuottaa tietoa organisaation taloudesta. Muita keskeisiä johdon tietojärjestelmän tiedon lähteitä ovat edellä mainitut tuotannon, markkinoinnin, materiaalitoimen ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät. Laskentatoimen tietojärjestelmä voi myös sisältyä osana toiminnanohjausjärjestelmään (ERP-järjestelmä). Toiminnanohjausjärjestelmä on johdon tietojärjestelmä, jossa yrityksen eri toimintojen osajärjestelmät on integroitu moduulirakenteella yhdeksi tietojärjestelmäksi.

Laskentatoimen tietojärjestelmän rakenne ja toiminta

Laskentatoimen tietojärjestelmä on tiedoista, tietoja käsittelevistä ihmisistä, tietojenkäsittelylaitteista, ohjelmistoista, tietojen käsittelysäännöistä ja järjestelmän sisäisestä valvonnasta koostuva tietojärjestelmä.

Tietojenkäsittelyn järjestelmä

Laskentatoimen tietojärjestelmässä on tietokantarakenne tietojen tallentamiseksi ja strukturoitu kyselykieli (SQL) tietokannassa olevien tietojen käsittelemiseksi ja noutamiseksi raportointitarkoituksia varten. Järjestelmässä on erilaisia syöttöruutuja erilaisille tiedoille ja erityyppisille järjestelmän käyttäjille tietojen syöttämiseksi järjestelmään ja vastaavasti erilaisia ​​näyttö- ja tulostusmuotoja eri käyttäjille ja eri tyyppisille tiedoille. Järjestelmän käsittelemät tiedot ovat organisaation toiminnan kannalta olennaisia taloudellisia tietoja, kuten kirjanpidon liiketapahtumia, kustannuslaskennan kustannuksia ja suoritteita tai taloussuunnittelun suunnitelmalukuja.

Laskentatoimen tietojärjestelmä tuottaa informaatiota sekä yrityksen ulkoista laskentatointa että sisäistä eli johdon laskentatointa varten. Kirjanpidossa ulkoisen laskentatoimen tietojen käsittelysäännöt perustuvat kirjanpidon yleisiin periaatteisiin. Sisäisen laskentatoimen tietojen käsittelysäännöt ovat organisaation itsensä määrittelemät tai ne perustuvat tietojärjestelmässä valmiiksi määriteltyihin esim. kustannuslaskennan yleisiin käytäntöihin.

Yleisiä tiedoille asetettavia vaatimuksia, jotka tekevät tiedosta tietojärjestelmässä hyödyllisiä, ovat: tietojen merkityksellisyys, luotettavuus, todennettavuus, täydellisyys, oikea-aikaisuus, ymmärrettävyys ja tietojen saannin esteettömyys.

Tietojärjestelmän käyttäjät

Laskentatoimen tietojärjestelmän käyttäjät voidaan jakaa kahteen ryhmään:

1. Tietojärjestelmän käyttöön perehtyneet asiantuntijat, kuten kirjanpitäjät, kustannuslaskennan asiantuntijat ja taloussuunnittelijat.
2. Tietojärjestelmän tietoja hyödyntävät käyttäjät.

Tietojärjestelmän asiantuntijakäyttäjät paitsi tuottavat tietojärjestelmän avulla tietoja, vastaavat myös niiden laadulle asetettavista vaatimuksista ja saattavat tiedot niiden käyttöön, joilla on oikeus niiden hyödyntämiseen. Tietojärjestelmän tietoja hyödyntävistä käyttäjistä merkittävin ryhmä on organisaation johtohenkilöt organisaation eri tasoilla. Laskentatoimen tietoja voivat käyttää myös esimerkiksi tilintarkastajat, sisäiset tarkastajat, konsultit, yritysanalyytikot ja vero- ja muut viranomaiset.

Tietojärjestelmän sisäinen valvonta

Laskentatoimen tietojärjestelmän sisäisessä valvonnassa on kysymys toimenpiteistä, joilla järjestelmään sisältyvät tietosuojan alaiset ja salassa pidettävät tiedot kuten henkilötunnukset, palkka- ja henkilötiedot, asiakastiedot ja yrityksen taloutta koskevat tiedot suojataan tietojen luvattomalta käytöltä. Salasanoilla tai muilla tunnisteilla käyttäjien pääsy rajataan vain kunkin käyttäjän tarvitsemiin tietojärjestelmän osiin. Käyttäjien kirjautumista ja tietojärjestelmän käyttöä valvotaan lokitiedoin. Tietojärjestelmä suojataan sekä organisaation sisältä että ulkoa tulevilta tietokoneviruksilta ja hakkereilta.

Laskentatoimen tietojärjestelmien ohjelmistot

Ennen tietokoneita laskentatoimen tietojärjestelmät olivat manuaalisia paperille tehtyihin merkintöihin perustuvia tietojärjestelmiä. Nykyisin tietojärjestelmät toteutetaan yrityksissä ja muissa talousyksiköissä lähes poikkeuksetta tietokoneohjelmilla. Ohjelmistoratkaisuja, joihin sisältyvät moduuleina laskentatoimen tietojärjestelmän eri osaohjelmistot, toimittavat mm. Oracle, SAP, Sage Group ja Microsoft.

Laskentatoimen tietojärjestelmän hyödyt

Laskentatoimen tietojärjestelmän merkittävimmät hyödyt tulevat parantuneesta johdon päätöksenteosta organisaation taloutta koskevan laaja-alaisen, reaaliaikaisen, tarkan ja luotettavan tiedon ansiosta. Laskentatoimen tietojärjestelmä on myös kustannustehokas korvaamalla manuaalisen käsittelyn. Informaatioteknologian avulla voidaan ratkaista tietoturvaan liittyvät kysymykset.

Laskentatoimen tietojärjestelmän yhteinen tietokanta ja sen reaaliaikaiset tiedot ovat organisaation kaikkien osastojen ja henkilöiden käytössä, mikä mahdollistaa tietoon perustuvan toiminnan ja auttaa eri osastoja työskentelemään yhdessä.