Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) on yhdysvaltalaisen David Allenin kehittämä henkilökohtaisen ja organisaation tuottavuuden ja tietotyön toiminnanohjausmenetelmä. Allen julkaisi myös samannimisen kirjan vuonna 2001. Kirjasta ilmestyi päivitetty painos 2015.

Menetelmän tavoite on vapauttaa ajatuskapasiteetti luovaan ja tuottavaan käyttöön. Tämä saavutetaan, kun kaikki sitoumukset, mielessä pyörivät asiat ja niiden tavoitellut lopputulokset kirjataan ylös luotettavaan, mahdollisimman yksinkertaiseen järjestelmään.

Menetelmän toimintaperiaate ja historia

Allen tiivistää menetelmänsä lauseeseen "your mind is for having ideas, not holding them" eli mieli on ideoiden saamista, ei säilyttämistä varten. Kun mieltä ei enää käytetä varastotilana, saavutetaan "mind like water" - mieli kuin vesi (vrt. flow). Vertauskuvan mukaan vesi on jatkuvasti valmis vastaamaan ulkoatuleviin ärsykkeisiin täsmälleen oikealla tavalla. Kun veteen heittää kiven, vesi ei "jännitä", vaan reagoi kiveen vain suhteessa kiven painoon, tulokulmaan jne.

Allen rinnastaa henkisen suorituskyvyn ja ihmisen lyhytkestoisen muistin tietokoneen RAM-muistiin (työmuistiin). Työteho ja luovuus ovat suoraan riippuvaisia muistin kuormituksen määrästä.

Allen pohjaa ajatuksensa mm. George A. Millerin tutkimukseen The Magical Number Seven, Plus or Minus Two vuodelta 1956. Työmuisti voi kerrallaan hallita seitsemän asiaa tai ajatusta, satunnaisesti plus-miinus kaksi asiaa. Kun hallittavia ajatuksia on enemmän, osa tipahtaa pois työmuistista. Vastaavasti ajatuskapasiteetti toimii sitä heikommin, mitä suurempi osa työmuistista on varattu lyhytkestoisille muistitoiminnoille.

Allen toteaa, ettei ole luonut GTD:a yksin. Hän kertoo koonneensa menetelmän toimiviksi havaitsemistaan malleista toimiessaan yrityskonsulttina ja -kehittäjänä 1980 ja -90-luvuilla. Allen nimeää mm. Peter Druckerin (tietotyön ja työn rajojen määrittelyn vaikeus kehittyvässä teollisuudessa) ja Dean Achesonin menetelmän muodostumiseen voimakkaasti vaikuttaneina henkilöinä.

Menetelmän rakenne ja käsitteet

Getting Things Done (GTD) koostuu työtavoista ja käytännöistä. Keskeisiä ovat mm. tietoisesti suoritettavat työnkulun viisi vaihetta;

1. Keräily - kaikki saapuvat ja/tai omaan toimintaan vaikuttavat asiat, ajatukset ja ärsykkeet (informaatio) kerätään yhteen.
2. Käsittely - selvitetään jokaisen kerätyn asian merkitys. Onko asialle olemassa haluttu lopputulos? Mikä on seuraava toimenpide, jolla asia saadaan joko hoidettua tai etenemään?
3. Järjestäminen - käsitelty asia sijoitetaan omalle paikalleen henkilökohtaiseen tai organisaation järjestelmään tavalla, joka saa sen "pois mielen päältä".
4. Katsastus - oma järjestelmä pysyy luotettavana, kun sen katsastaa säännöllisesti, yleisimmin kerran viikossa.
5. Tekeminen - kun asiat kerätään, käsitellään, järjestetään ja katsastetaan tietoisesti, voi luottaa siihen, että tekee oikeita asioita oikeaan aikaan.

Muita olennaisia käsitteitä ovat:

• Projekti (project) - kun haluttu lopputulos tai tavoite käsittää enemmän kuin yhden työvaiheen tai tehtävän, on GTD:n määritelmän mukaan kyseessä projekti.
• Seuraava toimenpide (seuraavaksi vrt. next action) - Seuraava toimenpide, joka joko siirtää projektia eteenpäin tai johtaa suoraan haluttuun lopputulokseen. Seuraavan toimenpiteen nimen on oltava mahdollisimman selkeä ja sisällettävä toimenpidettä kuvaava verbi ja/tai tekemisen asiayhteys, esim. "soita Saulille budjetista".
• Asiayhteys (context) - tehtävän suorittamisen kannalta oleellinen fyysinen ympäristö (esim. koti, konttori), mielentila (vrt. vireystila) tai muu merkittävä määrittävä tekijä (esim. asioilla, kaupungilla).
• Tehtävälistat (next action -lists) ja järjestelmä - järjestelmä on luotettujen työkalujen kokoelma. Näitä ovat esim. kalenteri, projektilista(t), tehtävälistat (joille seuraavat toimenpiteet on järjestetty asiayhteyksien mukaan) ja projektien viitemateriaali. Järjestelmä voi olla paperinen (vrt. fyysinen), sähköinen tai näiden yhdistelmä.
• Näkökulmat (horizons of focus) - GTD määrittelee kuusi näkökulmaa. 1. tekeminen (next actions), 2. projektit (projects), 3. vastuualueet (areas of accountability), 4. tavoitteet (goals), 5. päämäärät (visions) ja 6. tarkoitus ja periaatteet (purpose and principles). Valittu näkökulma ohjaa osaltaan toimenpiteiden suorittamisen kiireellisyyttä ja järjestystä.

GTD ilmiönä ja verrattuna muihin tietotyön menetelmiin

1980- ja -90-luvuilla Suomessakin yleistyneiden ajanhallintajärjestelmien prioriteettiajattelu, jossa suoritettavat projektit priorisoidaan etukäteen ylhäältä alaspäin, hylätään GTD:ssa ja liikkeelle lähdetään käytännön suorittavalta tasolta. Käytettävän järjestelmän rakenne lähtee rakentumaan alhaalta ylöspäin olemassa olevien vastuiden ja tavoitteiden, sekä työnkulun kautta. Näin saavutetaan joustava toimintamalli, jonka reagointi- ja käsittelynopeus vastaavat sisään tulevan informaation nopeutta.

Menetelmä on saanut paljon julkisuutta varsinkin informaatioteknologian ja henkilökohtaisen tuottavuuden yhteydessä. Vaikka menetelmä ei sinänsä sitoudu minkään sähköisen järjestelmän käyttöön (ja kehottaa aloittamaan menetelmän käytön mahdollisimman yksinkertaisesti paperilla), erilaisia menetelmää tukevia ja hyödyntäviä tehtävälistasovelluksia syntyy koko ajan lisää (esim. Wunderlist, Todoist, TickTick, OmniFocus). Tämän lisäksi tarjolla on yleisimpien ajanhallintajärjestelmien (esim. Microsoft Outlook) yhteyteen saatavia GTD -lisäosia, joilla näitä järjestelmiä voidaan käyttää GTD-menetelmää hyödyntäen. Tarjolla on myös menetelmän käyttäjien blogeja, oppaita ja ohjeita GTD:n käytöstä lähes millä tahansa saatavilla olevalla tehtävä- ja projektinhallintajärjestelmällä (esim. Google Keep, Trello, Evernote, Wrike). Myös paperiin perustuville järjestelmille löytyy runsaasti materiaalia (esim. 43 folders, erilaiset muokatut muistikirjat.

Menetelmän käyttöä ja hyötyjä on tutkittu mm. Francis Heylighenin ja Clément Vidalin toimesta (the Free University of Brussels).

Kirjallisuutta

• David Allen (2001), Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books, ISBN 0-14-200028-0
• David Allen (2015), Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books, ISBN 0-14-312656-3
• David Allen (2003), Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life, Viking Books, ISBN 0-670-03250-6
• David Allen (2008), Making it All Work, Viking Books, ISBN 978-0-7499-4103-1

Lähteet

• http://www.musanim.com/miller1956/
• Heylighen, Francis; Vidal, Clément (December 2008). "Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity". Long Range Planning: International Journal of Strategic Management 41 (6): 585–605.doi:10.1016/j.lrp.2008.09.004. ISSN 0024-6301

Aiheesta muualla

• David Allen & Co. virallinen sivusto (englanniksi)
• virallinen Getting Things Done -sivusto suomeksi (suomeksi)